GDPR-dokumentation for SHNmedical

PRIVATLIVSPOLITIK FOR PATIENTER

Hos SHNmedical prioriterer vi datasikkerhed og fortrolighed højt. Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, behandler, beskytter og deler dine personoplysninger som patient i klinikken.

Dataansvarlig

SHNmedical er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.

• Virksomhedsnavn: SHNmedical
• CVR-nummer: 38581376
• Adresse: Østerled 28A, 4300 Holbæk
• Telefon: 50144624
• E-mail: kontakt@shnmedical.dk
• Website: www.shnmedical.dk
• Ansvarlig person: Indehaver Simon Hvidtfeldt Nielsen

Formål med behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Undersøgelse, diagnosticering og lægelig behandling.
• Journalføring i henhold til gældende sundhedslovgivning.
• Tidsbestilling, kalenderstyring og automatiske påmindelser via mail og SMS.
• Afregning, bogføring og refusion (f.eks. med forsikringsselskaber).
• Lovpligtig indberetning til offentlige myndigheder og instanser.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af oplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, pårørende.
• Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme data): Helbredsoplysninger, diagnoser, medicinhistorik, undersøgelsesresultater, journalnotater.
• Fortrolige oplysninger: CPR-nummer (til entydig identifikation og journalføring).

Retligt grundlag for behandlingen

Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i:

• Almindelige oplysninger og CPR-nummer: Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (CPR-nummer til entydig identifikation efter sundhedsloven).
• Helbredsoplysninger: Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra h (behandling er nødvendig med henblik på forebyggende medicin, medicinsk diagnose eller ydelse af sundheds- og socialomsorg).
• Sundhedslovens journalføringspligt: Behandlingen er nødvendig for at opfylde klinikkens retlige forpligtelse til at føre patientjournal efter Sundhedsloven.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver kun dine personoplysninger, når det er nødvendigt for din behandling, påkrævet i henhold til lovgivningen, eller hvis du har givet samtykke til det. Modtagere kan være:

• Offentlige myndigheder og instanser (f.eks. Trafikstyrelsen, Søfartsstyrelsen, virk.dk).
• Forsikringsselskaber (ved sundheds- eller ulykkesforsikringer).
• Andre aktører i sundhedsvæsenet (henvisninger til andre speciallægeklinikker, røntgenklinikker, samt laboratorier til f.eks. blodprøvetagning).
• Vores eksterne databehandlere (IT-leverandører m.v.), som er underlagt strenge databehandleraftaler.

Alle overførsler til eksterne modtagere sker via krypterede og sikre kommunikationskanaler (f.eks. sikker mail eller lukkede sundhedsnetværk).

Opbevaring af dine oplysninger

Alle følsomme data samt modtagne dokumenter indscannes og opbevares sikkert i vores primære journalsystem. Vi opbevarer dine oplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til formålet:

• Patientjournaler: Opbevares i minimum 10 år efter det seneste journalnotat i overensstemmelse med Styrelsen for Patientsikkerheds regler om journalføring.
• Regnskabsmateriale: Opbevares i 5 år fra udgangen af det pågældende regnskabsår i henhold til bogføringsloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• Indsigtsret: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, herunder din patientjournal.
• Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. (Bemærk: Lægelige journalnotater må som udgangspunkt ikke slettes, men der kan laves en tilføjelse/rettelse).
• Begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling av dine personoplysninger.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på kontakt@shnmedical.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

FORTEGNELSE OVER BEHANDLINGSAKTIVITETER

(Dokumentation i henhold til GDPR artikel 30)

Overordnet ansvarlig

• Dataansvarlig: SHNmedical (CVR: 38581376)
• Ledrepræsentant: Simon Hvidtfeldt Nielsen

Kortlægning af behandlingsaktiviteter og IT-systemer

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Klinikken har implementeret følgende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod tab, ændring, uautoriseret adgang eller videregivelse:

• Adgangsstyring: Kun autoriseret personale (Simon Hvidtfeldt Nielsen) har personligt, adgangskodebeskyttet login til it-systemer, herunder EG Clinea og Onlinebooq.
• Kryptering: Al ekstern digital kommunikation af personfølsom karakter sker krypteret via Sikkermail eller lukkede, dedikerede systemer.
• Papirbaserede dokumenter: Modtagne fysiske dokumenter indscannes straks i det lukkede journalsystem (EG Clinea), hvorefter papirversionen makuleres forsvarligt.
• Databehandleraftaler: Der er indgået skriftlige databehandleraftaler med samtlige anvendte systemleverandører (EG Clinea, Onlinebooq, E-conomic, sikkermail.dk, one.com, Relatel m.fl.) for at sikre, at de udelukkende behandler data efter klinikkens instruks.
• Backup: Der foretages løbende automatisk backup af journalsystemet og kritiske systemer via leverandørerne.

Har du brug for at få tilføjet specifikke sletterutiner (f.eks. hvor mange dage der går, før Onlinebooq tømmes), eller er dokumentet klar til brug?